La planeación es la parte más importante en la creación de una empresa. En este periodo, se toma la idea principal (el proyecto) y se comienza a desentrañar en todas las posibles necesidades, ramificaciones, potencialidades, peligros, fallas, defectos y errores que se puedan detectar.

En un mundo donde la competitividad es la base del crecimiento personal y empresarial, en un mundo donde los mejores son aquellos que siguen creciendo y evolucionando, así como aprendiendo, en este mundo de competición continua, es donde las empresas buscan cada vez más el crecer y volverse más fuertes que su más próximo competidor. Una forma de lograr dicho objetivo, es analizar todas las posibles eventualidades que resultan de llevar a cabo el proyecto en primer lugar.

A esto se le llama gestión de activos.

Definiciones:

Activo fijo: Dícese de todo aquel bien adquirido por parte de una empresa para ser explotado como necesidad a traducirse en creación de “activos circulantes”. Es decir, cuando una empresa está por iniciar su planeación para operar, necesita saber las herramientas, maquinaria, personal y políticas de organización que se usarán en favor de crear ganancias económicas. Una particularidad de los bienes fijos es que no pueden convertirse en efectivo de manera inmediata. Otro par de peculiaridades que describen a los activos fijos son que normalmente serán los mismos por un periodo largo de tiempo, pues se usarán dentro de la empresa y que generalmente no se destinan a la venta directamente.

Cuando un activo fijo termina su periodo de vida útil (ya sea porque dicha tecnología ha dejado de ser útil o ha sido superada por una nueva o más barata), pueden ser dados de bajas o vendidos. El periodo de vida útil es el tiempo en el cual dicho activo podrá ser usado (aun siendo reparado) y después de cuya fecha no podrá ser usado más (desgaste, descompostura general, rotura, obsolescencia)

Haciendo una lista de todos las posibilidades. Una Lista de Necesidades en una empresa nueva.

Existen dos tipos de clasificación para los Activos fijos:

Tangibles: Dícese de todos aquellos bienes materiales físicos. De aquellos bienes propiedad de la empresa que pueden ser tocados, vistos y/o manipulados. A este grupo pertenecen los terrenos donde se encuentra establecida la empresa y sus fábricas, los bienes inmuebles en donde se ubica geográficamente dicha empresa, sus maquinarias, mobiliario de oficina, todos los accesorios y los principales del equipo de cómputo (computadoras, teléfonos empresariales, accesorios varios), equipo de entrega y reparto (desde una pequeña bicicleta hasta un autobús transportador o un tráiler de carga).

Intangibles: Derechos de patente, inversiones/acciones/resultados de inversiones/bonos en otras empresas, crédito mercantil, licencias y permisos expedidos por alguna oficina gubernamental, valor total de las concesiones hechas, etc.

Activo Circulante. Esta es la parte “activa” de la empresa. Estos son los bienes y pertenencias de la empresa expresadas, mayormente, en la tangibilidad del dinero real o en efectivo. El orden en que deben aparecer y atenderse debido a su disponibilidad son:

Caja, es decir, el dinero neto que la empresa pueda contar dentro de sus arcas internas.

Bancos: Las propiedades económicas de las empresas que han sido guardados o invertidos en cualquier tipo de institución bancaria.

Mercancías: Dícese de todos aquellos productos que terminan siendo utilizados para o por compra-venta. La cuenta de mercancías aumenta cuando se compran nuevas o algunas son devueltas a la empresa después de la venta (por cualquier razón).

Clientes: Son las personas que tienen algún tipo de deuda con la empresa a cambio de alguna compra. Dicha cuenta disminuye cuando dichos clientes pagan sus deudas

Documentos por cobrar: Entendemos dentro de este rubro, a los documentos que sirven como fuerza teórica de la empresa. Bienes que no han sido pagados. Letras de cambio y pagarés son los ejemplos más claros de este escenario. Esta cuenta aumenta cuando se reciben letras de cambio y disminuyen cuando se pagan parcial o completamente dichas deudas.

Deudores diversos: Esto es una propiedad potencial que todas las empresas que han hecho alguna transacción tienen. En simples palabras, es el dinero que es debido a las arcas de la empresa por razones diferentes a compra-venta.  

Imagine el siguiente escenario:

Se encuentra usted en el periodo de planeación para iniciar su propio pequeño negocio. Para hacerlo, necesita considerar cuáles son los procederes que necesitará tomar para lograr un buen desarrollo en su empresa.  Para iniciar (entre muchas otras cosas), usted debe saber: qué rubro tiene su empresa, con cuánto dinero iniciar dicha empresa, qué material/personal/habilidades necesitará para su empresa.

El primer punto es básico. Para saber hacia dónde irá su empresa hay que conocer a la perfección el rubro de la empresa. No sólo basta definir a qué se dedicará su empresa, también hay que tener en cuenta que el conocer bien todo lo relacionado a su inclinación empresarial le dará la ventaja de encontrar los mejores caminos, formas de manejo y las mejores formas de desarrollarse.

Con cuánto dinero iniciar su empresa. Cuando usted ha hecho una planeación de cómo espera se desarrolle su empresa durante un periodo a corto plazo, tendrá que haber hecho una evaluación general del dinero real que tendrá que usar de inicio para construir dicha empresa y comience a funcionar. (Después de iniciar sus operaciones, el siguiente monto a considerar son las cantidades de ingresos a producirse) Esto es; considerar en qué lugar establecer la compañía, saber si el edificio físico será nuevo (y tendrá que ser construido) o será existente (y será comprado o alquilado), la maquinaria necesaria y las formas de trabajo que tendrá que usar al iniciar su empresa.

Este segundo punto abre la puerta para el punto que tomamos en cuenta en este artículo: la gestión de activos.

Abriendo una nueva empresa. Necesita todas la piezas.

Siguiendo con nuestro ejemplo:

Si el emprendedor de quien hablamos decide iniciar, digamos, una pequeña tienda de reparación de zapatos, tendrá que rentar un establecimiento en dónde ubicar su negocio, tendrá que considerar la cantidad de herramientas necesarias, tendrá que considerar cuántos empleados tendrá que contratar, tendrá que considerar cuánto tendrá que pagarles.

Pensemos de la siguiente manera:

Sus bienes fijos son las máquinas para hacer zapatos, las herramientas para repararlas, los accesorios que serán usados con este fin. Dichos bienes fijos necesitan considerarse para la gestión de bienes.

Hay que considerar una serie muy grande de cuestiones cuando hacemos gestión de activos.

Algunas de las preguntas más básicas y vitales que se tienen que resolver durante dicha gestión son algunas de las siguientes:

¿Cuánto tiempo durará un martillo antes de romperse?

¿Cuánto tiempo puede funcionar una soldadora sin dañarse? (Una máquina en general)

¿Cuántas veces habrá que reparar (en promedio) cada una de las máquinas y herramientas antes de que dejen de ser funcionales?

¿Cuánto costará reparar cada una de las máquinas o herramientas?

¿Qué estrategias de control se pueden usar para hacer rendir mejor las herramientas?

¿Qué tipo de uso puede hacer que las máquinas funcionen por más tiempo sin descomponerse muy pronto?

¿Cuántas horas o por cuánto tiempo continuo podrán usarse y respetar su daño sin que se deteriore muy rápido?

¿De qué manera usar ambas, herramientas y máquinas para que los resultados de manufacturación terminen siendo mucho más económicos?

¿Después de cuánto tiempo tendrá que suplantar dichas herramientas/maquinaria?

Cuando el momento llegue, entonces:

¿Qué nueva adquisición tendrá que obtener la empresa para mejorar el desempeño de dicha herramienta/máquina anterior?

Y con esto controlamos, recién, tan sólo algunos aspectos de un rubro de la planeación. Los activos fijos.

Cuando intentamos evaluar, para obtener un mejor desempeño, también debemos tomar en cuenta el aspecto “real” o “circulante”. Cuando se hace una gestión a estos activos, (regularmente; efectivo, equivalencias, deudores) y la financiación a corto plazo. Buscando lograr un rendimiento aceptable.

Concepto de gestión de activos.

Gestión de tesorería: Identificar el balance de efectivo necesario para lograr que la compañía pueda cubrir los gastos próximos necesarios, reduce al disminuir la cantidad de efectivo.

Gestión de inventario: Identificar el nivel de existencias reales que permite la producción-venta de manera ininterrumpida, además de buscar la optimización de los procesos para reducir la necesidad de materias primas, buscando hacer más redituable la producción de los productos.

Gestión del Periodo de maduración: Este es el tiempo que transcurre desde la compra/adquisición de materias primas a finalizar siendo transformadas en el producto final. Se busca reducir el tiempo de maduración para poder convertir dichas materias primas en una ganancia material para la empresa.

En resumen, la gestión de activos para una empresa es el descubrir todas las posibles formas en que su empresa pueda no estar produciendo los máximos beneficios. La necesidad de una gestión inteligente proviene del hecho de que, en muchos momentos, entre más va creciendo la empresa (o más va aprendiendo el empresario y su grupo) tiene más posibilidades de descubrir nuevos caminos más redituables, de volverse más competente haciendo funcionar mejor sus accesoriales o quizás simplemente necesite disminuir costos para poder iniciar una nueva etapa en su desarrollo.

Las empresas crecen al ritmo que sus respectivas administraciones gestionen sabiamente las propias ganancias. El objetivo de un proceso de gestión es descubrir las debilidades de dicha empresa, saber corregirlos y encaminar una empresa a un estado de renovación constante, mejorando día con día.

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